§ Leitfaden

KI-gestützte Mandanten­erstaufnahme

Welche rechtlichen Fragen eine Kanzlei klären muss, bevor ein automatisierter Assistent den Erstkontakt übernimmt. Ein Überblick über Berufsrecht, Verschwiegenheit, Datenschutz und Transparenzpflichten.

Lesezeit etwa 12 Minuten Stand: 2. Oktober 2026 fairwilly Webservices

01 Ausgangslage

Die meisten Erstkontakte einer Kanzlei entstehen außerhalb der Bürozeiten. Wer abends auf einer Kanzlei-Website landet, findet dort ein Kontaktformular oder eine Telefonnummer. Häufig entscheidet er sich dann für die nächste Kanzlei in der Suchergebnisliste.

Automatisierte Assistenten versprechen, diese Lücke zu schließen. Technisch ist das seit einiger Zeit unproblematisch. Rechtlich beginnt an dieser Stelle die eigentliche Arbeit, denn eine Kanzlei unterliegt Pflichten, die für andere Unternehmen nicht gelten: dem Rechtsdienstleistungsgesetz, der anwaltlichen Verschwiegenheit mit strafrechtlicher Absicherung und besonderen Sorgfaltsanforderungen im Umgang mit Mandantendaten.

Dieser Leitfaden ordnet die Fragen, die vor einer Einführung zu klären sind. Er ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls, bietet aber die Struktur, in der diese Prüfung sinnvoll stattfindet.

Über Erfolg oder Ärger entscheidet selten die Technik. Es entscheidet die Rollenbeschreibung: Was genau soll das System tun, und was ausdrücklich nicht?

02 Die Grenze zur Rechtsdienstleistung

Am Anfang steht eine Frage, die alles Weitere bestimmt: Erbringt das System selbst eine Rechtsdienstleistung?

§ 2 Abs. 1 RDG

Rechtsdienstleistung ist jede Tätigkeit in konkreten fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert.

Alles hängt am Merkmal der Einzelfallprüfung. Ein System, das ein Anliegen entgegennimmt, einem Rechtsgebiet zuordnet und an die zuständige Person weiterleitet, prüft keinen Einzelfall. Es sortiert. Ein System, das eine Einschätzung zu Erfolgsaussichten abgibt, Fristen berechnet oder zu einem Vorgehen rät, bewegt sich in einem anderen Bereich.

Die Rechtsprechung zu automatisierten Werkzeugen

Der Bundesgerichtshof hat sich in der Entscheidung zu einem digitalen Vertragsgenerator mit der Frage befasst, ob die automatisierte Erzeugung von Rechtsdokumenten eine Rechtsdienstleistung darstellt. Das Gericht verneinte dies im konkreten Fall und stellte darauf ab, dass eine schematische Verarbeitung nach festgelegten Regeln keine individuelle Prüfung ersetzt.

Für die Erstaufnahme ist das eher entlastend, die Argumentation lässt sich jedoch nicht beliebig übertragen. Je freier ein System formuliert und je stärker es auf die Schilderung des Nutzers eingeht, desto näher rückt es an eine individuelle Befassung heran. Sprachmodelle sind hier besonders heikel, weil sie auf Nachfrage hilfsbereit antworten, auch dann, wenn die Antwort eine Bewertung enthält.

Eine Anweisung an das Sprachmodell, nicht zu beraten, ist keine Grenze. Sie ist eine Bitte. Die Grenze muss im Ablauf selbst liegen.

Für die Umsetzung heißt das: Die Abgrenzung gehört in die Gesprächsführung, nicht allein in die Anweisung an das Modell. Bittet jemand um eine Einschätzung, sollte das System nicht nach bestem Wissen antworten, sondern auf das Gespräch mit einem Anwalt verweisen. Jedes Mal, nicht nur meistens.

03 Verschwiegenheit und die Mitwirkung Dritter

Wer Mandantendaten verarbeitet, berührt den strafrechtlich geschützten Kernbereich anwaltlicher Tätigkeit.

§ 203 StGB, Grundgedanke

Wer als Rechtsanwalt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm in dieser Eigenschaft anvertraut wurde, macht sich strafbar. Die Vorschrift erfasst ausdrücklich auch Personen, die bei der Berufsausübung mitwirken.

Vor der Reform dieser Vorschrift war der Einsatz externer IT-Dienstleister für Berufsgeheimnisträger rechtlich heikel. Das hat sich geändert. Seither ist anerkannt, dass Dienstleister als mitwirkende Personen tätig werden dürfen. Allerdings nur unter Bedingungen.

Was dafür vorliegen muss

  • Der Dienstleister muss sorgfältig ausgewählt werden. Die Auswahl sollte dokumentiert sein.
  • Er muss in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und auf die strafrechtlichen Folgen einer Verletzung hingewiesen werden.
  • Der Zugang zu geschützten Informationen ist auf das zu beschränken, was für die Tätigkeit erforderlich ist.
  • Werden Unterauftragnehmer eingesetzt, muss die Verpflichtung bis zu diesen durchgereicht werden.

Der letzte Punkt wird in der Praxis am häufigsten übersehen. Ein Assistent besteht selten aus einem einzigen Dienst: Hosting, Sprachmodell, Datenbank, E-Mail-Versand und Suchfunktion können von verschiedenen Unternehmen stammen. Jedes davon, das mit Inhalten in Berührung kommt, gehört in diese Kette.

Fragen Sie nicht, ob ein Anbieter „DSGVO-konform“ arbeitet. Fragen Sie nach der vollständigen Liste der Unterauftragnehmer. Die erste Frage lässt sich beantworten, ohne etwas zu sagen.

Der Zeitpunkt macht einen Unterschied

Bei der Erstaufnahme besteht häufig noch kein Mandat. Das entschärft die Lage jedoch nicht vollständig: Bereits die Tatsache, dass sich jemand in einer bestimmten Angelegenheit an eine Kanzlei gewandt hat, kann schutzwürdig sein. Behandeln Sie Erstanfragen deshalb nach denselben Maßstäben wie Mandatsdaten.

04 Datenschutzrechtliche Anforderungen

Die Anforderungen liegen hier nicht höher als bei anderen Verarbeitungen. Die Aufmerksamkeit der Betroffenen schon, und die Datenkategorien sind sensibler.

Rechtsgrundlage

Für ein Gespräch, das der Besucher freiwillig beginnt, kommt vor allem die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Betracht. Sie muss vor der ersten Speicherung eingeholt werden, freiwillig sein und nachweisbar dokumentiert werden. Soweit es um die Anbahnung eines Mandats geht, kann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO tragen.

Schildert jemand seine Lage, können besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO betroffen sein. Im Arbeits-, Familien- und Sozialrecht geschieht das regelmäßig. Dann gelten strengere Anforderungen, insbesondere das Erfordernis einer ausdrücklichen Einwilligung.

Informationspflichten

Die Informationen nach Art. 13 DSGVO müssen zum Zeitpunkt der Erhebung vorliegen, also bevor das Gespräch beginnt und nicht erst beim Absenden von Kontaktdaten. In der Praxis heißt das: ein kurzer, verständlicher Hinweis mit Verweis auf die vollständige Erklärung.

Automatisierte Entscheidungen

Art. 22 DSGVO betrifft Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung. Eine Zuordnung zu einem Rechtsgebiet erreicht diese Schwelle in der Regel nicht. Anders kann es liegen, wenn ein System Anfragen eigenständig ablehnt oder aussortiert. Das sollte man vermeiden oder zumindest bewusst gestalten.

Speicherdauer

Eine Zusicherung, Daten nach einer bestimmten Frist zu löschen, muss technisch eingelöst werden. Ein Ablaufdatum in einer Datenbankspalte ist noch keine Löschung, sondern eine Notiz. Lassen Sie sich erklären, welcher Vorgang die Daten tatsächlich entfernt und wie oft er läuft.

Jede Zusage in einer Datenschutzerklärung ist eine Zusicherung gegenüber der Aufsichtsbehörde. Formulieren Sie nur, was nachweisbar geschieht.

05 Transparenzpflichten gegenüber Nutzern

Unabhängig vom Datenschutz gilt eine eigenständige Pflicht: Menschen müssen wissen, dass sie mit einem System sprechen.

KI-Verordnung, Transparenz

Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, müssen so gestaltet sein, dass die betroffene Person erfährt, dass sie mit einem KI-System interagiert.

Die europäische Verordnung über Künstliche Intelligenz sieht für Systeme, die zur Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, eine Offenlegungspflicht vor. Der Nutzer muss erkennen können, dass sein Gegenüber kein Mensch ist, es sei denn, das ist aus den Umständen ohnehin offensichtlich.

Die Geltungszeitpunkte der einzelnen Vorschriften sind gestaffelt; der genaue Stand sollte vor der Einführung geprüft werden. Unabhängig davon ist die Offenlegung ohnehin ratsam: Ein Besucher, der später merkt, dass er mit einer Maschine gesprochen hat, fühlt sich getäuscht. Das ist ein schlechter Auftakt für ein Mandat.

Wie die Offenlegung praktisch aussieht

  • Hinweis vor der ersten Nachricht, nicht im Kleingedruckten und nicht erst auf Nachfrage.
  • Klare Benennung dessen, was das System leistet und was nicht.
  • Eine jederzeit erreichbare Möglichkeit, stattdessen einen Menschen zu sprechen.

Der letzte Punkt ist auch ein Qualitätsmerkmal. Ein System, das den Weg zum Menschen erschwert, erzeugt Frust statt Entlastung.

06 Haftungsfragen

Die Sorge ist naheliegend: Was passiert, wenn das System etwas Falsches sagt?

Solange keine Rechtsberatung erteilt wird, entsteht kein Beratungsverhältnis und damit keine Beraterhaftung. So weit die einfache Antwort. Sie trägt allerdings nur, wenn die Abgrenzung aus Abschnitt 02 tatsächlich eingehalten wird. Ein System, das in der Praxis doch Einschätzungen abgibt, lässt sich durch einen Hinweis im Impressum nicht retten.

Davon zu trennen sind zwei weitere Bereiche:

  • Vertrauenshaftung gegenüber dem Nutzer, wenn durch die Gestaltung der Eindruck entsteht, es handle sich bereits um anwaltliche Tätigkeit.
  • Fristen und Eilfälle. Wenn jemand sein Anliegen abends schildert und eine Frist am nächsten Tag abläuft, entsteht eine Erwartungshaltung. Klären Sie, wie Dringlichkeit erkannt wird und was dann geschieht.

Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Berufshaftpflicht den Einsatz solcher Systeme abdeckt. Eine kurze Anfrage beim Versicherer ist aufwandsarm und im Zweifel wertvoll.

Was bei Ausfall geschieht

Ein Assistent, der still ausfällt, ist schlechter als keiner: Besucher schreiben ins Leere und niemand bemerkt es. Klären Sie vor dem Start, wie Störungen erkannt werden, wer benachrichtigt wird und was der Besucher in diesem Fall sieht.

07 Prüfliste vor der Einführung

Zwölf Punkte, die vor dem Livegang geklärt sein sollten. Geeignet als Grundlage für das Gespräch mit einem Anbieter.

01Rollenbeschreibung schriftlich festlegenHalten Sie fest, was das System aufnehmen und was es unter keinen Umständen tun darf. Diese Beschreibung ist später Ihre Argumentationsgrundlage gegenüber Kammer und Aufsicht.
02Abgrenzung zur Rechtsberatung technisch verankernEine Anweisung an das Sprachmodell genügt nicht. Die Grenze muss im Gesprächsablauf selbst liegen, damit sie sich nicht durch geschickte Fragen umgehen lässt.
03Hinweis auf das KI-System vor dem ersten AustauschDer Besucher muss wissen, dass er nicht mit einem Menschen spricht. Sichtbar platziert, nicht im Kleingedruckten.
04Einwilligung vor der ersten Speicherung einholenNicht nachträglich, nicht vorangekreuzt. Dokumentieren Sie Zeitpunkt und Wortlaut der Einwilligung.
05Auftragsverarbeitungsvertrag abschließenMit dem Anbieter und nachvollziehbar auch für dessen Unterauftragnehmer. Lassen Sie sich die vollständige Liste geben, nicht nur den Hauptanbieter.
06Verschwiegenheitsverpflichtung in TextformAlle mitwirkenden Personen müssen zur Verschwiegenheit verpflichtet und auf die strafrechtlichen Folgen hingewiesen werden.
07Verarbeitungsorte prüfenFragen Sie nicht, ob „DSGVO-konform“ gearbeitet wird, sondern wo die Daten liegen und welches Unternehmen Zugriff hat. Die zweite Frage lässt sich nicht ausweichend beantworten.
08Löschfristen nachweisen lassenEin Ablaufdatum in einer Datenbankspalte ist keine Löschung. Lassen Sie sich zeigen, welcher Vorgang die Daten tatsächlich entfernt.
09Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ergänzenDie neue Verarbeitung gehört in Ihr Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO, bevor das System live geht.
10Datenschutzerklärung anpassenDie Beschreibung muss das System tatsächlich abbilden. Ein Generatortext, in dem der Assistent nicht vorkommt, ist schlechter als keiner.
11Interessenkonflikte und Mandantenannahme bedenkenKlären Sie, ab welchem Punkt eine Anfrage als Mandatsanbahnung gilt und wie Ihre Konfliktprüfung davon erfährt.
12Abnahme und Ausstieg messbar vereinbarenLegen Sie vor dem Start schriftlich fest, was das System leisten muss. „Funktioniert wie gezeigt“ ist keine Vereinbarung, sondern eine spätere Auseinandersetzung.

08 Fazit

Der Einsatz eines automatisierten Assistenten in der Mandantenerstaufnahme ist rechtlich beherrschbar. Die Anforderungen sind bekannt, die Instrumente vorhanden. Den Unterschied macht die Sauberkeit der Abgrenzung: eine klare Rolle, eine technisch verankerte Grenze zur Beratung, eine vollständige Dienstleisterkette und Zusagen, die tatsächlich eingehalten werden.

Kanzleien prüfen Verträge, bevor sie unterschreiben. Dieselbe Haltung gegenüber einem Softwareanbieter führt meistens zu einer tragfähigen Lösung. Oder zu der Erkenntnis, dass der Anbieter die Fragen selbst nicht beantworten kann. Auch das hilft weiter.

Ein Anbieter, der Ihnen die Unterlagen erst nach Vertragsschluss zeigt, hat die Reihenfolge vertauscht.

09 Quellen und Hinweise

Dieser Beitrag bezieht sich auf die folgenden Regelwerke und Entscheidungen:

  • Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG), insbesondere § 2 Abs. 1 zur Definition der Rechtsdienstleistung
  • § 203 Strafgesetzbuch zur Verletzung von Privatgeheimnissen, einschließlich der Regelungen zur Mitwirkung sonstiger Personen
  • Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), insbesondere die Vorschriften zur Verschwiegenheit und zur Inanspruchnahme von Dienstleistern
  • Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), insbesondere Art. 6, 9, 13, 22, 28 und 30
  • Verordnung (EU) 2024/1689 über Künstliche Intelligenz, Transparenzpflichten bei Systemen zur Interaktion mit natürlichen Personen
  • Entscheidung des Bundesgerichtshofs zur rechtlichen Einordnung automatisierter Vertragsgeneratoren
Keine Rechtsberatung Dieser Beitrag dient der Orientierung und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls. Er wurde nicht von einer zur Rechtsberatung befugten Person erstellt. Fundstellen, Paragraphen und Geltungszeitpunkte sollten vor einer Verwendung anhand der Originalquellen überprüft werden; der Rechtsstand kann sich seit der Erstellung geändert haben.
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